1 - PRÉAMBULE
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- les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement parce que certaines de leurs données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement ou son sous-traitant, c’est-à-dire l’ensemble des personnes recrutées directement ou indirectement par L’UNCl’UNC ou faisant partie de ses clients ou fournisseurs ;
- les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des personnels de l’entreprise que des organismes extérieurs (, , établissement bancaire, centre des impôts, etc.).
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Pour satisfaire à son bon fonctionnement, l’Université de la Nouvelle-Calédonie est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux personnels qu’elle emploie.
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’Université de la Nouvelle-Calédonie et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses agents au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
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La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des personnels agents de l’Université de la Nouvelle-Calédonie, quel que soit leur statut (fonctionnaires, CDI, CDD, vacations, autres formes de contrat, etc.). Le cas échéant, la présente politique s’applique également aux stagiaires intervenant au sein de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
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Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des salariés et agents publics personnels par tous moyens à la convenance de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
Une liste des traitements de données à caractère personnel existants est jointe en annexe de la présente.
6 - FINALITÉS ET BASE LÉGALES
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Le personnel est informé que la collecte de ses données à caractère personnel est nécessaire nécessaires à l’exécution de son contrat résulte d’une obligation légale de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
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Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les donnéesaccèdent à ces données ou les exploitent.
8 - DURÉE DE CONSERVATION
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Traitement concerné | Durée de conservation des données collectées |
Candidature et recrutement | Destruction immédiate si le candidat n'est pas retenu ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d'un futur recrutement. Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat. |
Gestion administrative des salariés et agents publics | Les données sont conservées par les services gestionnaires pour la période d'emploi de la personne concernée. Elles peuvent toutefois être conservées 5 ans en archivage intermédiaire à compter du départ du salarié. |
Gestion de la paie | Gestion de la paie : 5 ans à compter du versement de la paie (article L3243-4 du Code du travail) ; Les informations nécessaires à l'établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée. |
Badges sur le lieu de travail | Éléments d'identification des salariés : 5 ans maximum après le départ du salarié de l’Université de la Nouvelle-Calédonie. Éléments relatifs aux déplacements des personnes : pas plus de trois mois. Si finalité de contrôle du temps de travail : 5 ans. Données relatives aux motifs d'absence : 5 ans, sauf dispositions législatives contraires. |
Vidéosurveillance | 1 mois à compter de la captation des images |
Données de connexion | 6 mois |
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- Elle doit être formulée par écrit.
Si la demande est La demande peut-être adressée par voie postale, à l’adresse suivante :
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Mail : donnees.personnelles@unc.nc
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Le salarié ou agent public a le droit de demander à l’Université de la Nouvelle-Calédonie une copie de ses données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement.
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Le personnel est informé qu’il dispose du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse donnees.personnelles@unc.nc ou par courrier postal à l’adresse suivante :
DPO
Université de la Nouvelle-Calédonie
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Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l’Université de la Nouvelle-Calédonie explique au salarié les conséquences d’une absence de réponse.
17 - DROIT D’USAGE
l’Université L’Université de la Nouvelle-Calédonie se voit conférer par le salarié ou agent public un droit d’usage et de traitement de ses données à caractère personnel pour les finalités exposées en partie à l'article 6.
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L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du personnel. L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du personnel.
Dans ce cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu au regard du RGPD.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’ellequ’à elle-même. De plus, l’Université de la Nouvelle-Calédonie se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
20 - SÉCURITÉ
Il appartient à l’Université de la Nouvelle-Calédonie de définir et de mettre en oeuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
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En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les de moyens humains appropriés.
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22 - DÉLÉGUÉ A LA PROTECTION DES DONNÉES
L’Université de la Nouvelle-Calédonie a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
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L’Université de la Nouvelle-Calédonie se réserve seule le choix d’avoir ou non des flux transfrontiers ères pour les données à caractère personnel qu’elle collecte et qu’elle traite.
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24 - REGISTRE DES TRAITEMENTS
L’Université de la Nouvelle-Calédonie, en tant que responsable du traitement, tient à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en oeuvre par l’Université de la Nouvelle-Calédonie en tant que responsable du traitement.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
25 - DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL
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Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter votre référent ou le DPO (page Contacts) .
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.