1 - PRÉAMBULELe Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à 1 - PRÉAMBULE
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
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- les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement parce que certaines de leurs données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement ou son sous-traitant, c’est-à-dire l’ensemble des personnes recrutées directement ou indirectement par L’UNCl’UNC ou faisant partie de ses clients ou fournisseurs ;
- les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des personnels de l’entreprise que des organismes extérieurs (, , établissement bancaire, centre des impôts, etc.).
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Pour satisfaire à son bon fonctionnement, l’Université de la Nouvelle-Calédonie est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux personnels qu’elle emploie.
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’Université de la Nouvelle-Calédonie et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses agents au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
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La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des personnels agents de l’Université de la Nouvelle-Calédonie, quel que soit leur statut (fonctionnaires, CDI, CDD, vacations, autres formes de contrat, etc.). Le cas échéant, la présente politique s’applique également aux stagiaires intervenant au sein de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
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Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des salariés et agents publics personnels par tous moyens à la convenance de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
Une liste des traitements de données à caractère personnel existants est jointe en annexe de la présente.
6 - FINALITÉS ET BASE LÉGALES
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Le personnel est informé que la collecte de ses données à caractère personnel est nécessaire nécessaires à l’exécution de son contrat résulte d’une obligation légale de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
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La politique d’habilitation est régulièrement mise à jour et tient compte des arrivées et des départs des personnels de l’Université de la Nouvelle-Calédonie ayant accès aux données.
Si un salarié ou agent public personnel se rend compte qu’il dispose d’un accès à des données auxquelles il ne devrait pas avoir accès, il a pour obligation de prévenir sans délais la direction des systèmes d’information ou la direction des ressources humaines.
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Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les donnéesaccèdent à ces données ou les exploitent.
8 - DURÉE DE CONSERVATION
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Traitement concerné | Durée de conservation des données collectées |
Candidature et recrutement | Destruction immédiate si le candidat n'est pas retenu ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d'un futur recrutement. Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat. |
Gestion administrative des salariés et agents publics | Les données sont conservées par les services gestionnaires pour la période d'emploi de la personne concernée. Elles peuvent toutefois être conservées 5 ans en archivage intermédiaire à compter du départ du salarié. |
Gestion de la paie | Gestion de la paie : 5 ans à compter du versement de la paie (article L3243-4 du Code du travail) ; Les informations nécessaires à l'établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée. |
Badges sur le lieu de travail | Éléments d'identification des salariés : 5 ans maximum après le départ du salarié de l’Université de la Nouvelle-Calédonie. Éléments relatifs aux déplacements des personnes : pas plus de trois mois. Si finalité de contrôle du temps de travail : 5 ans. Données relatives aux motifs d'absence : 5 ans, sauf dispositions législatives contraires. Éléments relatifs aux déplacements des personnes : pas plus de trois mois. |
Vidéosurveillance | 1 mois à compter de la captation des images |
Données de connexion | 6 mois |
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9 - DROIT DE CONFIRMATION ET DROIT D’ACCÈSLe salarié ou agent public dispose d’un droit de demander à l’Université de la Nouvelle-Calédonie la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.
Le salarié ou agent public dispose également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionnée au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité ;
- Elle doit être formulée par écrit.
La demande peut-être formulée adressée par écrit voie postale, à l’adresse suivante :
DPO
Université de la Nouvelle-Calédonie
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Mail : donnees.personnelles@unc.nc
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Le salarié ou agent public a le droit de demander à l’Université de la Nouvelle-Calédonie une copie de ses données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’entreprise. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’Université de la Nouvelle-Calédonie pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par le salariéd’un traitement.
Si le salarié ou agent public présente sa demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
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10 - MISE À JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION
Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l’Université de la Nouvelle-Calédonie, celui-ci pourra solliciter le salarié ou agent public son personnel qui aura pour obligation de satisfaire aux demandes de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
En cas de modification des informations du salarié ou de l’agent public concernant un personnel par l’Université de la Nouvelle-Calédonie, ce dernier en sera spontanément informé. Le salarié ou agent public est informé que l’Université de la Nouvelle-Calédonie ne procèdera à aucune modification dite de « confort », seules des modifications substantielles sur l’état civil, l’identité et les coordonnées de la personne concernée seront réalisées.
11 - DROIT À L'EFFACEMENT
Le salarié ou agent public est informé qu’il ne dispose pas du droit à l’effacement du traitement de ses données à caractère personnel dans la mesure où les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD sont inopérants en l’espèce (notamment lorsque la base juridique est légale).
12 - DROIT À LA LIMITATION
Le salarié ou agent public est informé qu’il ne dispose pas du droit à la limitation du traitement de ses données à caractère personnel dans la mesure où le traitement opéré par l’Université de la Nouvelle-Calédonie est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat de travailses missions.
13 - DROIT À LA PORTABILITÉ
Le salarié ou agent public est informé qu’il ne dispose pas du droit à la portabilité de ses données à caractère personnel dans la mesure où quand le traitement opéré par l’Université de la Nouvelle-Calédonie :
- N’est pas fondé sur le consentement du salarié ou de l’agent public, mais sur l’exécution du contrat de travail ou de sa mission ;
- N’est pas systématiquement effectué à l’aide de procédés automatisés.
14 - DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE
L’Université de la Nouvelle-Calédonie ne procède à aucune décision individuelle automatisée concernant ses salariés ou agents publics son personnel.
15 - DROIT POST MORTEM
Les salariés ou agents publics sont informés qu’ils disposent Le personnel est informé qu’il dispose du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [adresse e-mail] l’adresse donnees.personnelles@unc.nc ou par courrier postal à l’adresse suivante [adresse postale], :
DPO
Université de la Nouvelle-Calédonie
Avenue James Cook
Nouméa
98800
Nouvelle-Calédonie
accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.
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Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l’Université de la Nouvelle-Calédonie explique au salarié les conséquences d’une absence de réponse.
17 - DROIT D’USAGE
l’Université L’Université de la Nouvelle-Calédonie se voit conférer par le salarié ou agent public un droit d’usage et de traitement de ses données à caractère personnel pour les finalités exposées en annexepartie à l'article 6.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l’Université de la Nouvelle-Calédonie, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de l’Université de la Nouvelle-Calédonie (analyse d’usage, statistiques, etc.).
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L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’interdit d’exploiter, sans l’accord préalable du salarié ou agent public, les données et les informations d’ordre privée, même si elle elles sont rendues publiques, diffusées par le salarié ou agent public personnel sur les réseaux sociaux.
19 - SOUS-TRAITANCE
L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié. L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié.
Dans ce cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu au regard du RGPD.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’ellequ’à elle-même. De plus, l’Université de la Nouvelle-Calédonie se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
20 - SÉCURITÉ
Il appartient à l’Université de la Nouvelle-Calédonie de définir et de mettre en oeuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
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En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les de moyens humains appropriés.
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En cas de violation de données à caractère personnel, l’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à en notifier rendre compte à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
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- communiquera aux salariés et agents publics concernés les informations et recommandations nécessaires.
22 - DÉLÈGUE DÉLÉGUÉ A LA PROTECTION DES DONNÉES
L’Université de la Nouvelle-Calédonie a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
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- Adresse e-mail : donnees.personnelles@unc..nc
- Tél : 29.00.45
En cas de nouveau de A chaque nouveau traitement de données à caractère personnel, l’Université de la Nouvelle-Calédonie saisira saisit préalablement le délégué à la protection des données.
Si le salarié ou agent public souhaite obtenir une information particulière ou souhaite poser une question particulière, il lui sera est possible de saisir le délégué à la protection des données qui lui donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, le salarié ou agent public pourra saisir le délégué à la protection des données désigné.
23 - FLUX TRANSFRONTIÈRES
L’Université de la Nouvelle-Calédonie se réserve seule le choix d’avoir ou non des flux transfrontières transfrontières pour les données à caractère personnel qu’il qu’elle collecte et qu’il qu’elle traite.
En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, l’Université de la Nouvelle-Calédonie en informera les salariés et agents publics et s’assurera du bon respect des droits de ces mêmes personnes.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage si nécessaire à signer un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer les flux transfrontières de données.Les dispositions relatives aux flux transfrontières sont opposables à l’Université de la Nouvelle-Calédonie, sauf dans les cas dérogatoires prévus à l’article 49 du RGPDtrans-frontières de données.
24 - REGISTRE DES TRAITEMENTS
L’Université de la Nouvelle-Calédonie, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir tient à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en oeuvre par l’Université de la Nouvelle-Calédonie en tant que responsable du traitement.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
25 - DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL
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Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter votre référent ou le DPO (page Contacts) .
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.