1 - PRÉAMBULE
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personne et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
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- Interne : service de gestion du personnel, DSIDNSI, service financier, services généraux, délégués syndicaux, IRP, contrôleurs de gestion et audit.
- Externe : cabinet de recrutementCAFAT, URSSAF, organismes de formation, organismes sociaux, organismes financiers, administration.
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Les salariés et agents publics sont informés que tous les accès concernant des traitements relatifs à leurs données à caractère personnel font l’objet d’une mesure de traçabilité. 100 | 169
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
1 8 - DURÉE DE CONSERVATION
La durée de conservation des données est définie par l’entreprise au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins.
Traitement concerné | Durée de conservation des données collectées |
Candidature et recrutement | Destruction immédiate si le candidat n'est pas retenu ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d'un futur recrutement. Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat. |
Gestion administrative des salariés et agents publics | Les données sont conservées par les services gestionnaires pour la période d'emploi de la personne concernée. Elles peuvent toutefois être conservées 5 ans en archivage intermédiaire à compter du départ du salarié. |
Gestion de la paie | Gestion de la paie : 5 ans à compter du versement de la paie (article L3243-4 du Code du travail) ; Les informations relatives aux motifs des absences ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l'établissement des bulletins de paie. Les informations nécessaires à l'établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée. |
Badges sur le lieu de travail | Éléments d'identification des salariés : 5 ans maximum après le départ du salarié de l’entreprise. Éléments relatifs aux déplacements des personnes : pas plus de trois mois. Si finalité de contrôle du temps de travail : 5 ans. Données relatives aux motifs d'absence : 5 ans, sauf dispositions législatives contraires. |
Vidéosurveillance | 1 mois à compter de la captation des images |
Données de connexion | 6 mois |
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques.
Il est rappelé au salarié ou agent public que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’Université de la Nouvelle-Calédonie n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
9 . - DROIT DE CONFIRMATION ET DROIT D’ACCÈS
Le salarié ou agent public dispose d’un droit de demander à l’Université de la Nouvelle-Calédonie la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.
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- être formulée par écrit à l’adresse suivante : [adresse physique et adresse e-mail].
DPO
Université de la Nouvelle-Calédonie
Avenue James Cook
Nouméa
98800
Nouvelle-Calédonie
Mail : donnees.personnelles@unc.nc
Le salarié ou agent public a le droit de demander une copie de ses données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’entreprise. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’Université de la Nouvelle-Calédonie pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par le salarié.
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Le salarié ou agent public est enfin informé que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. 102 | 169
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
10 . - MISE À JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION
Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l’Université de la Nouvelle-Calédonie, celui-ci pourra solliciter le salarié ou agent public qui aura pour obligation de satisfaire aux demandes de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
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Le salarié ou agent public est informé que l’Université de la Nouvelle-Calédonie ne procèdera à aucune modification dite de « confort », seules des modifications substantielles sur l’état civil, l’identité et les coordonnées de la personne concernée seront réalisées.
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- DROIT À
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L'EFFACEMENT
Le salarié ou agent public est informé qu’il ne dispose pas du droit à l’effacement du traitement de ses données à caractère personnel dans la mesure où les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD sont inopérants en l’espèce.
12 . - DROIT À LA LIMITATION
Le salarié ou agent public est informé qu’il ne dispose pas du droit à la limitation du traitement de ses données à caractère personnel dans la mesure où le traitement opéré par l’Université de la Nouvelle-Calédonie est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail.
13 . - DROIT À LA PORTABILITÉ
Le salarié ou agent public est informé qu’il ne dispose pas du droit à la portabilité de ses données à caractère personnel dans la mesure où le traitement opéré par l’Université de la Nouvelle-Calédonie :
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- N’est pas systématiquement effectué à l’aide de procédés automatisés.
14 . - DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE
l’Université L’Université de la Nouvelle-Calédonie ne procède à aucune décision individuelle automatisée concernant ses salariés ou agents publics. 103 | 169
15 . - DROIT POST MORTEM
Les salariés ou agents publics sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [adresse e-mail] ou par courrier postal à l’adresse suivante [adresse postale], accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.
16 . - CARACTÈRE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES RÉPONSES
Le salarié ou agent public est informé sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l’Université de la Nouvelle-Calédonie explique au salarié les conséquences d’une absence de réponse.
17 . - DROIT D’USAGE
l’Université de la Nouvelle-Calédonie se voit conférer par le salarié ou agent public un droit d’usage et de traitement de ses données à caractère personnel pour les finalités exposées en annexe.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l’Université de la Nouvelle-Calédonie, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de l’Université de la Nouvelle-Calédonie (analyse d’usage, statistiques, etc.).
18 . - DONNÉES ISSUES DES RÉSEAUX SOCIAUX
[nom de l’ÉTABLISSEMENTS ESR] s’interdit L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’interdit d’exploiter, sans l’accord préalable du salarié ou agent public, les données et les informations d’ordre privée, même si elle sont rendues publiques, diffusées par le salarié ou agent public sur les réseaux sociaux.
19. SOUS-TRAITANCE
l’Université L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié. L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié.
Dans ce cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
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