1 - PRÉAMBULE
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Pour satisfaire à son bon fonctionnement, l’Université de la Nouvelle-Calédonie est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux salariés et agents publics personnels qu’elle emploie.
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’Université de la Nouvelle-Calédonie et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses salariés et agents publics au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
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La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des salariés et agents publics personnels de l’Université de la Nouvelle-Calédonie, quel que soit leur statut (fonctionnaires, CDI, CDD, vacations, autres formes de contrat, etc.). Le cas échéant, la présente politique s’applique également aux stagiaires intervenant au sein de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
La présente politique ne porte que sur les traitements dont Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’Université de la Nouvelle-Calédonie est responsable et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités par l’Université de la Nouvelle-Calédonie elle-même (traitement dit « sauvages »).Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’Université de la Nouvelle-Calédonie ou par ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
Cette politique est indépendante de ne se substitue pas à tout autre document pouvant s’appliquer au sein de l’Université de la Nouvelle-Calédonie, notamment les chartes des systèmes d’informationla charte informatique, les chartes liées au télétravail ou autres.
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Selon les cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie traite notamment les données des salariés et agents publics personnels pour les finalités suivantes :
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- gestion des fiches de renseignement des salariés ou agents publics personnels;
- gestion du personnel ;
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- gestion des élections professionnelleset institutionnelles ;
- suivi et maintenance du parc informatique ;
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- les déclarations à l'administration fiscale et aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance ;
- le calcul des cotisations et versements donnant lieu à retenue à la source ;
- la tenue des comptes individuels relatifs à l'intéressement et à la participation des travailleurs à l’entreprise personnels de l’UNC ;
- la réalisation de tous traitements statistiques non nominatifs, liés à l'activité salariée dans l’entreprise ; des personnels de l’UNC
- la fourniture des écritures de paie à la comptabilité.
- contrôle individuel de l’accès pour sécuriser l’entrée dans les bâtiments ;- contrôle individuel de l’accès pour sécuriser les locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation ;
- gestion des horaires et des temps de présence ;- contrôle de l’accès au restaurant universitaire et gestion de la mise en place d’un système de paiement associé des temps de présence des personnels ;
- réalisation d’états statistiques ;
- vidéosurveillance à des fins de sécurité des biens et des salariés et afin d’identifier les auteurs de vols, dégradations ou agressions éventuels - (Liste à compléter le cas échéant).
Cette liste n'est pas exhaustive.
Le salarié ou agent public personnel est informé que la collecte de ses données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution de son contrat ou résulte d’une obligation légale de l’Université de la Nouvelle-Calédonie.
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Les destinataires des données à caractère personnel des salariés et agents publics personnels au sein de l’Université de la Nouvelle-Calédonie sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique.
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La politique d’habilitation est régulièrement mise à jour et tient compte des arrivées et des départs des salariés et agents publics de l’Université de la Nouvelle-Calédonie ayant accès aux données.L’Université de la Nouvelle-Calédonie n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel personnels de l’Université de la Nouvelle-Calédonie ayant accès aux données.
Si un salarié ou agent public se rend compte qu’il dispose d’un accès à des données auxquelles il ne devrait pas avoir accès, il a pour obligation de prévenir sans délais la direction des systèmes d’information ou la direction des ressources humaines.
Les salariés et agents publics personnels sont informés que tous les accès concernant des traitements relatifs à leurs données à caractère personnel font l’objet d’une mesure de traçabilité.
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La durée de conservation des données est définie par l’entreprise par l’Université de la Nouvelle-Calédonie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins.
Traitement concerné | Durée de conservation des données collectées |
Candidature et recrutement | Destruction immédiate si le candidat n'est pas retenu ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d'un futur recrutement. Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat. |
Gestion administrative des salariés et agents publics | Les données sont conservées par les services gestionnaires pour la période d'emploi de la personne concernée. Elles peuvent toutefois être conservées 5 ans en archivage intermédiaire à compter du départ du salarié. |
Gestion de la paie | Gestion de la paie : 5 ans à compter du versement de la paie (article L3243-4 du Code du travail) ;Les informations relatives aux motifs des absences ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l'établissement des bulletins de paie. Les informations nécessaires à l'établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée. |
Badges sur le lieu de travail | Éléments d'identification des salariés : 5 ans maximum après le départ du salarié de l’entreprise l’Université de la Nouvelle-Calédonie. Éléments relatifs aux déplacements des personnes : pas plus de trois mois. Si finalité de contrôle du temps de travail : 5 ans. Données relatives aux motifs d'absence : 5 ans, sauf dispositions législatives contraires. |
Vidéosurveillance | 1 mois à compter de la captation des images |
Données de connexion | 6 mois |
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L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié. L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié.
Dans ce cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, l’Université de la Nouvelle-Calédonie se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
20 - SÉCURITÉ
Il appartient à l’Université de la Nouvelle-Calédonie de définir et de mettre en oeuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
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22 - DÉLÈGUE A LA PROTECTION DES DONNÉES
L’Université de la Nouvelle-Calédonie a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
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23 - FLUX TRANSFRONTIÈRES
L’Université de la Nouvelle-Calédonie se réserve seul le choix d’avoir ou non des flux transfrontières pour les données à caractère personnel qu’il collecte et qu’il traite.
En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, l’Université de la Nouvelle-Calédonie en informera les salariés et agents publics et s’assurera du bon respect des droits de ces mêmes personnes.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage si nécessaire à signer un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer les flux transfrontières de données.
Les dispositions relatives aux flux transfrontières sont opposables à l’Université de la Nouvelle-Calédonie, sauf dans les cas dérogatoires prévus à l’article 49 du RGPD.
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24 - REGISTRE DES TRAITEMENTS
L’Université de la Nouvelle-Calédonie, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en oeuvre par l’Université de la Nouvelle-Calédonie en tant que responsable du traitement.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
25 - DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL
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