1 - PRÉAMBULE
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
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- le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale, qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels l’entreprise l’Université de la Nouvelle-Calédonie travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel de l’entreprise collectée par ou pour le compte de l’Université de la Nouvelle-Calédonie ;
- les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et parce que certaines de leurs données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitementou son sous-traitant, c’est-à-dire l’ensemble des salariés de l’entreprise personnes recrutées directement ou indirectement par L’UNC ou faisant partie de ses clients ou fournisseurs ;
- les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés personnels de l’entreprise que des organismes extérieurs (URSSAF, Mutuelle d’entreprise , établissement bancaire, centre des impôts, etc.).
Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.Par ailleurs l’article L. 1222-4 du Code du travail prescrit que « aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance ».
2 - DÉFINITIONS
- « donnée à caractère personnel » : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée); est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
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L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié. L’Université de la Nouvelle-Calédonie informe les salariés et agents publics qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié.
Dans ce cas, l’Université de la Nouvelle-Calédonie s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, l’Université de la Nouvelle-Calédonie se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
20 - SÉCURITÉ
Il appartient à l’Université de la Nouvelle-Calédonie de définir et de mettre en oeuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
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22 - DÉLÈGUE A LA PROTECTION DES DONNÉES
L’Université de la Nouvelle-Calédonie a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
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23 - FLUX TRANSFRONTIÈRES
L’Université de la Nouvelle-Calédonie se réserve seul le choix d’avoir ou non des flux transfrontières pour les données à caractère personnel qu’il collecte et qu’il traite.
En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, l’Université de la Nouvelle-Calédonie en informera les salariés et agents publics et s’assurera du bon respect des droits de ces mêmes personnes.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage si nécessaire à signer un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer les flux transfrontières de données.
Les dispositions relatives aux flux transfrontières sont opposables à l’Université de la Nouvelle-Calédonie, sauf dans les cas dérogatoires prévus à l’article 49 du RGPD.
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24 - REGISTRE DES TRAITEMENTS
L’Université de la Nouvelle-Calédonie, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en oeuvre par l’Université de la Nouvelle-Calédonie en tant que responsable du traitement.
L’Université de la Nouvelle-Calédonie s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
25 - DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL
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